Trabaja en SIF

Asistente de Finanzas y Operaciones

Fundación Internacional de Seattle

Nombre del puesto: asistente de Finanzas y Operaciones

Tipo de puesto: jornada completa, 40 horas a la semana

Ubicación: Seattle (Washington, Estados Unidos), México o Centroamérica

ACERCA DE SIF

 

Visión. Nos guiamos por una vision de sociedades justas, pacíficas y prósperas en Centroamérica.

Misión. Promovemos la gobernanza y la equidad en Centroamérica a través del Estado del derecho y el fortalecimiento de la sociedad civil.

La Fundación Internacional de Seattle (SIF) defiende la gobernanza y la equidad en Centroamérica mediante el apoyo al Estado de derecho y al fortalecimiento de la sociedad civil. SIF ha otorgado más de US$24 millones a 243 organizaciones de alto impacto en 81 países. Además de su cartera de subvenciones, implementa programas e iniciativas clave en la región, incluido el Foro Centroamericano de Donantes, el Fondo para Jóvenes de Centroamérica y México, el programa de Liderazgo Centroamérica Adelante, el Fondo Antiimpunidad, la iniciativa Centroamérica en DC y el Fondo de Periodismo Independiente.

SIF fue fundada en 2008 como una organización de apoyo a la Fundación de Seattle con el propósito de aumentar y mejorar la filantropía internacional y el desarrollo del Pacífico Noroeste de Estados Unidos. En 2018, SIF redefinió su estrategia para enfocar el 100% de sus esfuerzos en Centroamérica.

SIF tiene personal basado en los Estados Unidos, México y Centroamérica. Para obtener más información sobre la Fundación Internacional de Seattle, visite www.seaif.org

ACERCA DEL PUESTO

 

El puesto implica una amplia gama de tareas operativas y de contabilidad, incluido el mantenimiento de registros financieros y la gestión de archivos de proveedores. Reporta a la directora de Finanzas y Operaciones y a la gerente sénior de Finanzas y Operaciones de SIF.

El entorno de ritmo rápido en SIF demanda que la persona asistente de Finanzas y Operaciones realice múltiples tareas, procese situaciones y solicitudes rápidamente y se adapte a una serie de necesidades cambiantes y a proyectos en evolución.

La persona candidata debe sentirse cómoda al asumir la responsabilidad de cumplir con éxito los objetivos de la organización, así como tener la capacidad de manejar asignaciones complejas y trabajar de manera efectiva con todo el personal de SIF, miembros de la Junta Directiva, beneficiarixs y socios externos.

Este puesto requiere buen juicio, excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita y la capacidad de trabajar en un entorno de confidencialidad.

Principales responsabilidades laborales

Sistemas financieros

  • Preparar solicitudes semanales de cuentas por pagar para que las procese Seattle Foundation. Darle seguimiento a las cuentas por pagar y garantizar el cumplimiento. Estar en comunicación con Finanzas y Operaciones de Seattle Foundation y con lxs proveedorxs para resolver sus dudas sobre pagos.
  • Crear informes de gastos mensuales de Fondo Camy e informes de tarjetas de crédito de titulares en SIF y enviarlos a Finanzas y Operaciones de Seattle Foundation.
  • Dar seguimiento a los gastos del Fondo Camy en función de los presupuestos de los donantes. Proporcionar informes mensuales a lxs miembros relevantes del equipo.
  • Recibir y procesar contribuciones y pagos de patrocinio, ingresar las contribuciones en el sistema de seguimiento y comunicar la codificación al/la oficial de Donaciones de Seattle Foundation.
  • Generar contratos de proveedores y gestionar el proceso de firma. Servir como punto de contacto con lxs proveedores con respecto de la documentación de nuevxs proveedores y el estatus del pago.
  • Conciliar mensualmente las entradas financieras entre la contabilidad de Seattle Foundation y los sistemas internos de seguimiento de proyectos de SIF. Llevar a cabo conciliaciones específicas para los informes de los donantes según sea necesario.
  • Dar seguimiento a los gastos, según su categoría, del Foro Centroamericano de Donantes.
  • Dar seguimiento a los gastos de desarrollo profesional de lxs miembros del equipo de SIF.
  • Apoyar al equipo de Finanzas y Operaciones en el desarrollo y mantenimiento de formularios y herramientas electrónicos para operaciones eficientes.

 

Apoyo para alianzas y desarrollo

  • Trabajar con la administradora de subvenciones para apoyar en los acuerdos de subvención y dar seguimiento a los pagos de subvenciones a lxs beneficiarixs de SIF.
  • Ayudar con la planificación y ejecución de eventos de SIF, según se solicite, como parte del apoyo general al equipo.
  • Dar seguimiento a los fondos de subvenciones de emergencia de SIF y a su distribución.
  • Dar seguimiento a los ingresos y gastos de las subvenciones para las relaciones fiscales especiales, como parte del programa de Servicios de Impacto de SIF.

 

Administración de oficina

  • Apoyar las reuniones trimestrales de la Junta Directiva, incluida la programación y coordinación de los materiales. Transcribir las minutas para revisión de la secretaria de la Junta Directiva.
  • Ayudar a lxs directorxs con la elaboración de informes de gastos, incluido el mantenimiento de registros y la gestión de recibos.
  • Desarrollar y mantener carpetas electrónicas actualizadas para proveedores, donantes y trabajadorxs de SIF.
  • Realizar compras para la oficina y eventos, según lo solicitado.
  • Apoyar los procesos de contratación e incorporación de empleadxs.
  • Dar seguimiento al tiempo libre remunerado de lxs miembros del equipo de SIF en México y Centroamérica.
  • Mantener los registros de SIF y los sistemas de mantenimiento de registros, que generalmente contienen materiales altamente sensibles o confidenciales.
  • Administrar sistemas de oficina como SharePoint, Asana y Expensify. Trabajar con el equipo de Finanzas y Operaciones para diseñar y promover el uso de estos sistemas.
  • Participar en las reuniones del personal de SIF, del equipo de Finanzas y Operaciones y del equipo de Fondo Camy.
  • Otras funciones solicitadas.

 

Calificaciones

  • Se requiere un título técnico con al menos tres años de experiencia en oficina o una combinación equivalente de educación y experiencia. Se prefiere una licenciatura.
  • Fluidez en inglés y español hablado y escrito.
  • Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
  • Conocimiento de Microsoft Office, incluidos Outlook y Power Point. Dominio de Excel muy deseado. La familiaridad con softwares de gestión de proyectos es una ventaja.
  • Deseable experiencia con QuickBooks o QuickBooks en línea.
  • Habilidades de administración del tiempo, incluida la capacidad para trabajar de manera independiente y eficiente, administrar múltiples proyectos, establecer prioridades y cumplir con plazos.
  • Capacidad para trabajar bajo presión.
  • El interés y la familiaridad con el desarrollo y la filantropía son un plus.
  • Actitud positiva e interés por formar parte de un equipo pequeño, pero de alto impacto y amigable.

 

Compensación y beneficios:

Este es un puesto de tiempo completo y non-exempt; es decir, 40 horas semanales y sujeto al pago de horas extra cuando aplique. La posición puede ser desempeñada en Seattle (Washington, Estados Unidos), México o Centroamérica.

Se ofrece un salario acorde con la experiencia + un competitivo paquete de beneficios.

Cómo postular:

Envíe su currículum vitae y una carta en inglés en la que se presente y explique por qué su experiencia y antecedentes le permiten ser un buen/a candidato/a para este puesto.

Envíe ambos documentos al correo: jobs@nullseaif.org antes del viernes 6 de agosto de 2021. Incluya su nombre completo y el nombre del puesto en el asunto del correo electrónico. (Ejemplo: Jane Doe – Asistente de Finanzas y Operaciones).

No serán revisadas las solicitudes no sigan estas instrucciones.

Solamente  lxs solicitantes que cumplan con los requisitos serán contactadxs para una entrevista.

Como una fundación empleadora que ofrece igualdad de oportunidades, SIF está comprometida con un entorno de trabajo diverso y multicultural. SIF no discrimina en el empleo por motivos de edad, raza, credo, género, identidad de género, religión, estado civil, condición de veterano, nacionalidad, discapacidad u orientación sexual. Se invita a postularse a personas de color, personas con discapacidades y personas de diversas orientaciones sexuales.